Dengan segala hormat, artikel ini bukan utk menjelekan software accounting. Accounting sangat bagus tetapi pengalaman kami mengganti banyak software dilapangan membuat kami menyadari ada sisi lain yg harus dipertimbangkan sebelum menggunakan accounting. Bahkan kami sangat menyarankan menggunakan accounting jika memang sudah siap.

 

1. Kendala yg banyak terjadi pada accounting bukan pada saat entry, semua org yg sedikit paham komputer tentu dapat mengoperasikan entry data dengan mudah. Istilah “balance” dalam accounting tentu sudah anda kenal. Apa yg akan anda lakukan jika terjadi “tidak balance” ? Anda akan membutuhkan keahlian dalam hal ini. Keahlian tidak hanya dalam komputer tetapi paham betul koreksi accounting. Pandai membaca journal. Itulah kenapa org accounting digaji mahal.

 

 

2. Gaji pegawai Accounting tentulah tidak sama dengan pegawai pembukuan. Penyusunan awal yg salah bisa menimbulkan kesalahan dikemudian hari. Pemilik toko tentu juga harus mempertimbangkan biaya gaji, apakah sesuai dengan toko ukuran UKM.

 

3. Accounting akan mencegah penjualan product yg telah habis stok/kosong/nol. Loh bukankan itu benar? Yah betul, tetapi pernahkah terpikir bahwa peringatan atau pencegahan akan memberitahukan “kasir” bahwa koq barang masih ada tapi komputer mengatakan nol/kosong. Seandainya “kasir” kita jujur maka ini tidak jadi masalah. Komputer sudah bilang nol/kosong, seandainya barang ini kasir jual tanpa struk atau barang itu dikonsumsi atau dibawah pulang, apakah ketahuan? Jawabnya tidak, karna komputer sudah menyatakan barang tsb Nol/Kosong.

 

4. Prosedur atau tahapan langkah proses diaccounting tentu sangatlah rapi dan tertib. Umpama pengeluaran uang saja harus melewati beberapa tahapan dan tercatat rapi dengan voucher-voucher. Pengeluaran uang harus dilakukan pengajuan terlebih dahulu, blaaaa blaa blaaa… disetujui accounting,…bla blaa ditandtangani owner.. blaaa..blaa..blaa..orang admin melakukan proses…blaa..bla dan dikeluarkan oleh kasir. Proses ini akan memakan waktu. Selain memakan waktu berapa pegawai yg harus terlibat?

 

5. Seperti kita tau penagihan hutang maupun piutang dikantor yg menggunakan accounting tidak bisa seenaknya. Ada proses kontra bon. Ada waktu tunggu hari yg ditetapkan. Anda tidak boleh melakukan sesuatu secara “koboi” karna akan menyulitan pengawasan. Sementara kita tau bahwa toko masih banyak kerja ala “koboi”, supplier tidak suka sama toko yg pembayarnya ribet.

 

 

Software Toko tentu berbeda dengan program accounting yg lebih cocok utk kantoran. Pemilihan software utk toko membutuhkan kejelian. bebrapa tips yg harus diperhatikan adalah:
1. Kebutuhan.

Tentu kita tidak berpikir membunuh nyamuk dengan godam. Customer harus tahu terlebih dahulu sebenarnya apa saja kebutuhannya, paling tidak kebutuhan minimal.

 

2. Memberikan Solusi.

Tidak peduli seberapa hebatnya sebuah software house, Customer tidak mau peduli seberapa pintar software house tsb jika tidak dapat menyelesaikan masalah yg ada bagi customer maka sia-sia saja. Software selalu menjanjikan laporan yg cepat dan akurat, tetapi dibalik itu ada baiknya software tidak menimbulkan banyak kesulitan daripada manfaat.

 

3. Kenyamanan.

Pengalaman kita dilapangan menunjukan banyak SDM takut melakukan explore software baru mereka, padahal belajar yah harus coba-coba. ketakutan klik sana sini lalu timbul error, berakhir dimarahi owner. Saat Training kami selalu mengebrak-gebrak keyboard mouse sambil mengacak-acak tampilan dilayar semua bertujuan memberikan kenyamanan bagi pemakai bahwa software kami tidak mudah error.

 

4. Kemudahan.

Software yg berbelit-belit akan menyita banyak waktu dan membuat pusing pemakai. misalkan untuk mencari item barang saja harus persis tulisannya bukan hanya bagian dari huruf.

 

5. Harga.

Tentunya harga murah adalah harapan customer, tapi sebenarnya kalo kita mau berpikir pada sisi penjual software maka pertanyaanya adalah "jika jual harga saat ini saja demand masih tinggi utk apa turunkan harga?". Jasa bukanlah produk yg bisa diukur atau dibandingkan secara apple to apple. Setiap software tentu memiliki alasan yg kuat dalaam menerapkan harga.

 

6. Praktis.

Seperti halnya kemudahan, kepraktisan memangkas banyak langkah tidak perlu. Pemakai baru yg belum berpengalaman dengan komputerisasi umumnya mengeluh tentang koq ribet yah komputerisasi. Karna itulah kami berusaha sedekat mungkin menyamai proses manual dengan peralihan ke komputerisasi.

 

7. Akurat.

Hal paling sering terjadi kenapa customer memilih ganti software adalah masalah akurasi data atau stok. Software harus mampu memberikan bukti dan argumen yg logis sehingga fakta data menjadi penjelasan yg masuk akal bagi customer. Human error boleh saja terjadi tetapi itu harus menjadi pembelajaran agar tidak terulang lagi, nah bagaimana bisa belajar jika software tidak dapat memberikan bukti telah terjadi kesalahan atau kesalahan prosedur.

 

8. AfterSales.

After sales akan sangat minim jika suatu software sudah sangat stabil artinya jarang sekali menimbulkan masalah hingga software harus terhenti. Memang saat ini remote jarak jauh menjadi trend dan kebiasaan yg baik dan cepat bagi customer maupun penyedia jasa software. Kunjungan fisik membutuhkan biaya, ini berlaku bagi software house manapun. Software yg mudah error akan sangat membuat customer JENGKEL, mitos software house suka membuat error sehingga dapat uang kunjungan dari customer adalah hal buruk yg dapat merusak citra penyedia software tsb.

 

9. Bugs.

Hanya waktu sajalah yg bisa mengeliminir kesalahan-kesalahan logika maupun hal yg tidak terpikir sebelumnya oleh programmer. Kita tahu bahwa perusahaan sekelas microsoft saja mengeluarkan service pack banyak sekali pada windows apapun. Minimal sebuah perusahaan software membutuhkan waktu 5 Tahun untuk mengujicoba produknya dilapangan baru bisa mengklaim stabil, tidak ada yg berani klaim "100% bug free". Bahkan banyak software house tidak mampu bertahan lebih dari 2 tahun.

 

10.Security.

Kita pernah mendengar firewall KPU yg bernilai milyaran dijebol para hacker. Bahkan FBI jebol juga sama hacker. Belum lagi Bank-Bank yg menurut pengakuan wawancara distasiun TV banyak yg dihack juga. Memang sulit mengklaim "Aman". Tetapi setidaknya membatasi access dan mengenkripsi data-data penting.